„Nie spodziewałam się, że będzie aż tak trudno.”
Być może kilka miesięcy temu założyłaś swoją firmę, napotkałaś na problemy i teraz właśnie takie zdanie kołacze ci się po głowie: „Nie spodziewałam się, że będzie aż tak trudno”.
W tym wpisie przedstawiam trzy najczęstsze problemy i jak sobie z nimi poradzić. A jeśli wolisz oglądać, to poniżej znajduje się nagranie.
Pojawiły się problemy ze zdobyciem klientów?
Może przytłoczył cię nadmiar spraw?
A może okazało się, że twoje umiejętności są mniejsze niż ci się wydawało na początku?
Przykłady te wybrałam celowo, bo one pojawiają się często na początku rozwijania swojej przedsiębiorczości. Zanim przyjżymy się każdemu z osobna chcę podkreślić jedną rzecz.
To jest naturalne, że na początku nikt nie jest w stanie przewidzieć wszystkiego.
Kiedy podejmujemy nowe wyzwanie i robimy coś po raz pierwszy, to trudno jest dokładnie określić efekt jaki osiągniemy. Taka osoba nie jest w stanie dokładnie oszacować jakie będą koszty, zarówno te finansowe, jak i emocjonalne oraz ile czasu to zajmie. Bez doświadczenia nie da się przewidzieć jaka będzie nasza produktywność ile będziemy w stanie z siebie dać.
Przypominam o tym, nie dlatego żeby znaleźć wymówkę, ale po to by pamiętać o szerszym spojrzeniu. Zawsze warto starać się spojrzeć na własną sytuacje w szerszym kontekście.
Może nie masz jeszcze wystarczającego doświadczenia, może brakuje ci wiedzy, którą mają ludzie prowadzący własną firmę od iluś lat. Naucz się być dla siebie wyrozumiała i łaskawa, bo proces nauki tego wymaga. Na początku nie da się wiedzieć wszystkiego, ani widzieć wszystkiego. To, że nie przewidziałaś wszystkiego nie oznacza automatycznie, że jesteś skazana na porażkę.
Zacznijmy od pierwszego problemu:
Co zrobić gdy przygniata natłok spraw?
Okazuje się, że sprawy zaczynają się piętrzyć, oprócz tego co chciałaś robić w swojej firmie, oprócz tego co sprawia ci satysfakcję, oprócz zajęć, które są twoją pasją i mobilizowały cię do założenia działalności. Z czasem pojawiają się rzeczy, w których wcale się nie odnajdujesz, albo jest tego wszystkiego tak dużo, że zaczynasz się gubić.
Załóżmy, że ktoś uwielbia szyć, szyje ozdobne poduszki ko cyki czy pluszaczki dla dzieci. Taka osoba oprócz tego co lubi robić, będzie potrzebowała także zająć się tym co zrobione być musi. Do spraw, którymi trzeba będzie się zająć należy marketing, cała robota papierkowa, uporządkowanie zamówień, dogadywanie się z klientami, przyjmowanie reklamacji. Tworzenie ofert indywidualnych, wysyłanie wycen.
Te sprawy zaczynają się piętrzyć, na początku wydaje się, że da się wszystko spontanicznie opanować, ale po jakimś czasie jakieś sprawy pozostają niedopilnowane. Bywa tak szczególnie w przypadku osób, które mają naturę kreatora, twórcy, który ma mnóstwo pomysłów i angażuje się w swoje dzieła, ale jednocześnie gubi się w wielości spraw. Trudno jest wtedy zadbać o dokumentację, przypilnować płatności, pilnować by działania przynosiły realne zyski.
Co zrobić w takich sytuacjach?
Po pierwsze sprawy należy posegregować, uporządkować w kategorie. Kiedy coś nazywamy porządkujemy, to jest dobry początek, by zacząć nad tym panować.
W jednej kategorii mogą być sprawy finansowe, dokumenty związane z płatnościami, różne umowy. Jeśli tych spraw nie jest zbyt dużo, możesz zajmować się nimi np. raz w tygodniu. Dla niektórych osób taki system jest pomocny. Wyznaczają stałą porę jeden dzień w tygodniu i wtedy mają czas, by uporządkować dokumenty, zeskanować, umieścić w odpowiednich folderach, by były przygotowane do księgowania. Sprawdzić wpływy na konto, czy klienci dokonali płatności.
Kolejna kategoria to działania kluczowe, czyli te które przekładają się na późniejsze zyski. Są to działania, które bezpośrednio przynoszą pieniądze, np. masz konkretną ofertę, jeśli ją zrealizujesz to klient zapłaci, odwołując się do szycia, dostałaś zlecenie na uszycie kocyka, wiesz że im szybciej to zrobisz, tym szybciej zarobisz pieniądze, a poza tym twoje działanie ma wpływ na zadowolenie klienta i budowanie twojej marki.
Do kategorii działań kluczowych będą tez należały działania długofalowe, czyli takie które przynoszą efekty dopiero po jakimś czasie. W moim przypadku, do tych zadań należy tworzenie wpisów. Moje wpisy na blogu, nie przekładają się bezpośrednio na zyski. Jeśli opublikuje kolejny wpis, to nie oznacza, że na moim koncie zaraz pojawią się pieniądze. Jednak te wpisy sprawiają, że przyszli klienci mogą otrzymać jakąś wartość i w rezultacie zgłaszają się do mnie na spotkanie. Jednak ja nie jestem w stanie przewidzieć kiedy to nastąpi.
Podziel swój dzień.
Kolejna pomocna rzeczą jest podzielenie dnia. Każdego dnia najpierw zrób rzeczy, które są najważniejsze. W ciągu dnia, zawsze może się coś wydarzyć. Jeśli masz dzieci i prowadzisz firmę w domu, to wiesz jak bywa: dzieci zachorują, ktoś poprosi cię o jakieś spotkanie, albo przysługę, byś gdzieś pojechała, coś zrobiła. Kiedy czas pracy nie jest normowany, wtedy łatwo jest zagubić istotę sprawy i rozproszyć się w zadaniach które są pilne lub wychodzą poza zakres głównych działań. Kiedy jesteśmy przyzwyczajeni, że każdego dnia muszą być zrobione rzeczy najistotniejsze, to trochę z rozpędu łatwiej nam jest się do tego dostosować, nawet jak pojawiają się nieprzewidziane sytuacje.
Jeśli ten czas, kiedy jesteś najbardziej produktywna poświęcisz na to co jest najważniejsze, wtedy ostatnią godzinę pracy możesz przeznaczyć na działania nie wymagające takiego nakładu energii, np. sprawdzenie newsletterów, z których czerpiesz informację, może zastanowisz się nad tym z czego warto zrezygnować, czy są działania, które tylko kradną czas, a może jest coś co jesteś w stanie delegować komuś innemu. Jeśli zdarzy się, że zabraknie ci na to czasu to nie będzie miało znaczącego wpływu.
Rzeczy najważniejsze potrzebują zabezpieczenia, że nie zabraknie na nie nagle ani czasu ani energii.
Wypracowanie schematu działania. To jedna z bardzo pomocnych metod. Jeśli ustalę sobie, że w określonych dniach, o określonych godzinach, umieszczam treści z poszczególnych kategorii. Nawet jeśli zmienia się coś na zewnątrz mnie to i tak działam według schematu, nie kieruję się tylko emocjami, które mi towarzyszą ale systemem , który sobie opracowałam. np. nawet jeśli jakiegoś dnia wydaje mi się że to wszystko jest bez sensu, nie rezygnuję z zaplanowanych działań w mediach społecznościowych i odwrotnie, jeśli mam cudowny dzień to wcale nie zarzucam innych setką zdjęć i radosnych wypowiedzi, czy zbiorem zaległych relacji ze szkoleń.
Działania muszą być niezależne od nastroju. Żeby okoliczności w jak najmniejszym stopniu decydowały czy danego dnia umieścimy jakąś wartość w mediach czy nie, warto wcześniej przygotować sobie schemat którym się posługujemy oraz kilka tematów, zdjęć albo nawet całych wpisów. W osobnych folderach można mieć przygotowane tematy na różne dni, według jakiegoś szablonu, np. w poniedziałki promowanie siebie, we wtorki motywacja, w środy sprzedaż itd. Dużo łatwiej jest coś wrzucić, kiedy wcześniej przygotujemy temat, niż wymyślać coś na ostatnią chwilę.
Pozyskiwanie klientów to drugi bardzo częsty problem.
Pierwsze pytanie, które warto sobie zadać, jakich klientów miałaś do tej pory? Jeśli jesteś na samym początku swojej drogi, to weź też pod uwagę także klientów, którzy nie płacili, bo wykonałaś usługę za opinię, albo w barterze. Najlepiej byłoby się skupić na klientach, którzy kupili usługę i zastanowić się w jaki sposób zdobyłaś tych klientów? Co zadziałało, które działania okazały się skuteczne i przyciągnęły klientów? Spróbuj odkryć, kiedy pojawia się klient, kiedy sprzedajesz produkt jakie mechanizmy zadziałały. Co należy powtarzać by osiągnąć oczekiwany efekt? Pierwsza zasada: zorientuj się co działa, w jaki sposób działa i powtarzaj to dopóki będzie działać.
„Wiem, że usługę wykonam dobrze, tylko nie potrafię się sprzedać.” Jeśli powtórzyłaś do siebie lub do innych to zdanie wielokrotnie i nic nie zrobiłaś, żeby to zmienić to pierwsze co powinnaś zrobić: przestań to powtarzać. Po co szukać wymówek i utrwalać w sobie syndrom ofiary, a co najgorsze tracić czas? Dopóki powtarzasz wymówki i nie wyciągasz żadnych konstruktywnych wniosków to nic nie daje.
Przyjrzyj się sytuacji, w której jesteś i zastanów się jaka jedną małą rzecz jesteś w stanie zrobić żeby ruszyć do przodu. Chodzi o jeden mały krok, który poprowadzi cię w kierunku sprzedaży swojej usługi, czy produktu. Zdarzają się takie sytuacje, kiedy człowiek jest bardzo zdesperowany, czuje że nie ma wyboru i po prostu musi działać. Czasami jest trudna sytuacja i desperacja jest silniejsza niż motywacja wtedy człowiek zdesperowany robi to co zrobić powinien. Jednak to jest bardzo obciążające emocjonalnie. Dużo łatwiej jest stworzyć plan działania i podzielić go na małe kroki a później działać.
Zapisz listę tych małych kroków, wyznać minimum jedno a najlepiej 3 działania, które podejmiesz następnego dnia i zacznij od nich dzień. Kolejnego dnia powtórz te działania, zapisz trzy rzeczy i zacznij od nich dzień. Pamiętaj by zawsze dokonać weryfikacji, co się udało a co nie i co zrobić lepiej?
A co jeśli odkryjesz, że naprawdę brakuje ci umiejętności sprzedażowych. Wtedy potrzebujesz zacząć się ich uczyć. Wypisz rzeczy, które uznajesz za potrzebne. Sprawdź gdzie mogłabyś się tego dowiedzieć, może część wiedzy jest w darmowych szkoleniach, może potrzebujesz przeczytać jakąś książkę, może kupić kurs on-line, albo umówić się na konsultację. To co jest istotne, spróbuj zrozumieć co jest ci potrzebne, tak aby umieć wybrać odpowiednie rozwiązanie. Użyj świadomości, że nie potrafisz jako wyzwania, motywacji do działania a nie jako wymówki.
Trzeci problem, to sytuacja w której zdajemy sobie sprawę, ze umiejętności, które mamy są mniejsze niż nam się wydawało na początku. Może być tak, że klient był bardziej wymagający, albo sytuacja jest bardziej skomplikowana. Co można zrobić w takiej sytuacji? Po pierwsze zweryfikuj swoją ofertę. Jeżeli widzisz, że twoja oferta nie jest dostosowana do twoich umiejętności, to zmień ją. Określ dobrze to co potrafisz i czym się zajmujesz , po to aby nie demotywować ani siebie ani klientów. Którzy będą niezadowoleni jeśli usługa będzie źle wykonana.
A druga nie mniej ważna rzecz, najpierw rób to co potrafisz robić dobrze, jak będziesz już w tych działaniach naprawę pewna, będziesz się w nich dobrze czuła, wtedy pomyśl o poszerzeniu oferty, jeśli to będzie potrzebne. Czasami jest tak, że dopóki nie czujemy się pewnie szukamy czegoś nowego, po to by uciec od dyskomfortu, od takiego stopniowego poszerzania swoich umiejętności. Duża część naszego sukcesu zależy od tego czy wierzymy że nam się uda i czy swoją wiarę potrafimy udowodnić w wytrwałym działaniu, a nie w ciągłym rozpoczynaniu coraz to nowych pomysłów, które przeważnie kończą się na podobnym etapie.
Robienie małych kroków, stopniowe poszerzanie swoich kompetencji przez podejmowanie wyzwań jest dużo bardziej skuteczne i mniej obciążające, niż godzenie się na wyzwania, które rodzą w nas przerażenie i niosą duże ryzyko.
Kolejny element, określenie czego potrzebujesz się nauczyć? W którą stronę zamierzam pójść i w taki rozwój mądrze zainwestuje czas i pieniądze. Oraz określenie w jakim kierunku nie zamierzam iść. Chodzi o to by być na tyle świadomym co chce się robić, żeby nie angażować się w działania, które same w sobie mogą być atrakcyjne ale tak naprawdę nie wnoszą wartości dla nas.
Trzeba nauczyć się żyć z niemiłym poczuciem że coś nas omija, np. ktoś snuje rozważania, gdybym skończyła kolejny kurs, albo studia to wtedy pozyskałabym jeszcze innych klientów. Tak naprawdę nie interesuje mnie ta dziedzina, ale szkoda mi stracić taką okazję. Ten dyskomfort miesza czasami w głowie, dlatego warto określić na czym chcesz się skupić. Co takiego masz co chciałabyś rozwijać? Wybierz te umiejętność i daj sobie czas, żeby poczuć się w niej naprawdę pewnie, żeby robić ja naprawdę dobrze i zebrać owoce swojej pracy. Jeśli masz poczucie że naprawdę wykorzystałaś wszystkie zasoby jakie masz,. wtedy podejmuj decyzję o znaczących zmianach i inwestycjach.
Nie podejmuj takich działań na zasadzie: jeszcze tylko kupię od kogoś jakiś produkt i wszystko się ułoży” To nie jest prawda, nic samo się nie ułoży. Od samego ukończenia kolejnego kursu nie będziesz mieć wystarczających umiejętności, żeby samodzielnie działać. wszystko wymaga ćwiczeń praktyki. Dlatego zanim wydasz pieniądze i zainwestujesz swój czas zastanów się czy ten zakup rzeczywiście pomoże ci w działaniu czy je tylko rozproszy?
Na koniec proponuje Ci ćwiczenie:
Pomyśl co jest twoim największym wyzwaniem?
Następnie zastanów się co mogłoby być pierwszym krokiem w rozwiązaniu tego problemu? Być może potrzebujesz znaleźć kogoś kto mógłby cię w tym poprowadzić. To co może być pomocne to ważna zasada, że każdy duży problem trzeba podzielić na mniejsze etapy i wyłuskać istotę sprawy. Im więcej elementów tym więcej potrzebujemy czasu na rozwiązanie, a z drugiej strony im celniej określimy istotę problemu tym łatwiej dobrać skuteczne metody.
Czasami zaczynając drogę mamy wizję świetlanej przyszłości i kolejne trudności sprawiają, że się zniechęcamy, tracimy z oczu cel i wiarę, że to ma sens. Wytrwałość wymaga wysiłku, dlatego bądź cierpliwa i daj sobie też czas na znalezienie rozwiązania. Pamiętaj, że warto prosić o pomoc. Może tej pomocy jest w stanie udzielić ci ktoś z twoich znajomych, może nawet ktoś z twojej branży, kto jest krok czy dwa przed tobą i dla kogo nie jesteś wprost konkurencją. Może znasz kogoś kto ma doświadczenie w innej branży ale wie o rzeczach, które będą przydatne też dla ciebie.
Pomyśl o takich osobach, które mogłyby ci pomóc, bo samej naprawdę może być trudno, a wsparcie innych motywuje by nie zrezygnować. Życzę Ci powodzenia! 🙂
